Implementación de agentes de inteligencia artificial en las áreas más sensibles de la Alcaldía: atención al ciudadano, hacienda (incluido el levantamiento de activos fijos), gestión jurídica y soporte documental. Cumplimiento normativo, recuperación de ingresos y funcionarios liberados de lo mecánico.
El ordenamiento jurídico colombiano ya no sugiere digitalizar y automatizar los trámites: lo impone, con plazos y responsabilidad disciplinaria para los servidores que incumplen. Seguir operando de forma manual es, hoy, el escenario de mayor riesgo.
habitantes (DANE / TerriData–DNP)
Ley 617 de 2000 · entorno de desarrollo "Robusto" (DNP)
de la provincia Sabana Occidente, área metropolitana de Bogotá
recaudo ICA reportado (Observatorio Cámara de Comercio de Facatativá)
Un municipio de esta escala y dinamismo económico no puede seguir gestionando su relación con ~140 mil ciudadanos con procesos manuales.
Sin automatización, el riesgo es invisible hasta que estalla: la tutela que llega, el hallazgo de la auditoría, la cartera que ya prescribió. Para entonces, el costo político y fiscal ya es inevitable.
Actuar ahora convierte ese riesgo latente en una ventaja medible: cumplimiento, ingresos y eficiencia, con resultados visibles en el Despacho en 4 meses.
Estructura vigente de la Administración Central. Toca cada dependencia para ver qué automatiza ÓPTIMO+. Las marcadas en verde son el foco de la Fase 1.
El detalle de procesos automatizables aparecerá aquí. Empieza por las tres del foco de Fase 1: Secretaría General (PQRS), Hacienda y Jurídica.
Fuente: Informe PQRSD — Oficina de Control Interno, Alcaldía de Facatativá, 1er semestre 2025 · plataforma SAC II, corte 30/06/2025.
El propio informe de Control Interno lo dice: persisten requerimientos externos no resueltos pese a vencer el término legal y un alto índice de respuestas fuera de término. El riesgo ya está documentado dentro de la Alcaldía; lo que falta es la herramienta para eliminarlo.
Riesgos activos: vencimiento de términos (Ley 1755/2015), Silencio Administrativo Positivo, tutelas y sanción disciplinaria (Ley 2052/2020).
| Indicador · I semestre 2025 | Hoy (real) | Meta |
|---|---|---|
| Requerimientos externos radicados | 7.474 | 100% trazados |
| Finalizados a tiempo | 6.299 · 84,3% | ≥98% |
| Finalizados fuera del término legal | 521 | ≈0 |
| Sin finalizar al corte | 654 | solo en término |
OCR lee el documento, extrae datos y radica 24/7, incluso fuera de horario.
Clasifica el tipo y asigna la Secretaría competente sin intervención manual.
Semáforo de vencimientos que avisa antes de que expire el término legal.
Lo que le importa al ciudadano y al ente de control no son los minutos que el funcionario dedica al documento, sino los días hábiles reales que tarda en salir la respuesta. Cada tipo de requerimiento tiene su propio término legal, y hoy muchos se resuelven pegados al límite —o después—. Con ÓPTIMO+ el agente de IA ejecuta todo el trabajo pesado —recibe, clasifica, enruta, busca antecedentes y redacta el proyecto de respuesta— en minutos; el funcionario solo revisa, verifica y firma. La respuesta deja de tomar días y pasa a tomar horas.
| Tipo de requerimiento | Término legal | Realidad hoy (días hábiles) | Con ÓPTIMO+ |
|---|---|---|---|
| Consulta / información general (art. 14 CPACA) | 10 días | 8–10, a veces vencida | mismo día |
| Solicitud de documentos e información pública (Ley 1712/2014) | 10 días | 8–12 | mismo día – 1 día |
| Derecho de petición en interés particular o general (art. 23 CP / Ley 1755) | 15 días | 13–15, con riesgo de vencer | 1–2 días |
| Petición entre autoridades (requerimiento interno) | 10 días | 10+ (los más rezagados) | mismo día – 1 día |
| Consulta compleja / conceptos (art. 28 CPACA) | 30 días | 25–30 | 2–4 días |
| Efecto sobre el cumplimiento | 15,7% fuera de término* | margen para cero vencidos | |
* Base real del municipio: de 7.474 requerimientos externos del I semestre 2025, 521 se finalizaron fuera de término y 654 quedaron sin finalizar (Informe PQRSD – Oficina de Control Interno, corte 30/06/2025). Con ÓPTIMO+ la recepción, clasificación, enrutamiento, búsqueda de antecedentes y el proyecto de respuesta son automáticos; el tiempo restante es únicamente el de revisión y firma del funcionario responsable, quien conserva el control de fondo. Los rangos se calibran en el diagnóstico con la propia data del SAC II.
La automatización acelera lo mecánico, no reemplaza el criterio. Ninguna respuesta sale sin que un funcionario competente la revise y la firme. Estas son las salvaguardas que respaldan cada respuesta:
El agente entrega un proyecto de respuesta; nunca notifica al ciudadano por su cuenta. El funcionario responsable revisa, ajusta y firma. La decisión de fondo siempre es humana.
Cada PQRSD queda con registro completo: quién la recibió, cómo se clasificó, quién la revisó y cuándo se notificó. Auditable de punta a punta para los entes de control.
El borrador se construye sobre el marco normativo aplicable y los antecedentes reales del caso, no sobre texto genérico. Reduce errores y respuestas que no resuelven de fondo.
Al correr sobre infraestructura de IA local, la información sensible del ciudadano nunca sale de la entidad (Ley 1581/2012). Confidencialidad garantizada por diseño.
En síntesis: ÓPTIMO+ le quita al funcionario las horas de trabajo mecánico y le devuelve tiempo para lo que sí requiere criterio — revisar, verificar y decidir.
Predial e ICA concentran los ingresos propios. Sin automatización, la cartera envejece y se pierde por prescripción. ÓPTIMO+ identifica deudores por antigüedad y monto, prioriza lo recuperable y genera actos de cobro masivos.
Mandamiento de pago generado masivamente desde la base de morosos, control automático de etapas procesales y expediente digital trazable que evita prescripciones por vencimiento de términos.
El inventario físico de bienes muebles suele estar desactualizado o descuadrado frente a la contabilidad, lo que genera hallazgos de la Contraloría y estados financieros poco confiables. ÓPTIMO+ lo sanea con captura inteligente en campo.
Foto del bien; la IA reconoce, describe y clasifica automáticamente por tipo y grupo contable.
Cada activo recibe un código QR único trazable a su ficha digital y ubicación.
Cruce automático inventario físico vs. contable; detecta faltantes, duplicados y sobrantes.
Depuración de los grupos 15 (inventarios) y 16 (propiedad, planta y equipo) bajo Marco Normativo Contable Público.
| Indicador de Hacienda | Valor |
|---|---|
| Meta de recaudo predial (vigencia) | [dato] |
| % cumplimiento a la fecha | [%] |
| Cartera predial morosa | [dato] |
| Cartera ICA + avisos y tableros | [dato] |
| Procesos coactivos activos | [dato] |
| Bienes en inventario / valor sin conciliar | [dato] |
| Cartera en riesgo de prescripción | [dato clave] |
Un término procesal vencido puede significar la pérdida de un proceso y detrimento patrimonial. La alerta temprana es la mejor póliza.
Cada requerimiento de la Procuraduría, Contraloría o Personería con término vencido es una contingencia. ÓPTIMO+ convierte el seguimiento manual en un tablero de alertas.
Además de PQRS, Hacienda y Jurídica, evaluamos cada proceso por dos criterios: nivel de riesgo o impacto y viabilidad de automatizar en 4 meses. Estos son los que recomendamos sumar ahora.
Captura por foto, clasificación automática, QR y saneamiento de grupos 15 y 16. Cierra hallazgos de Contraloría.
Digitalización e indexación con OCR de correspondencia y expedientes. Habilita todas las demás automatizaciones y cumple la Ley 594/2000.
Generación automática de certificados laborales, paz y salvos y constancias. Libera a Secretaría General y reduce PQRS internas.
Alto valor, pero requiere integración con catastro y validación jurídica que excede los 4 meses. Mejor en Fase 2.
Expedientes sensibles con reserva legal; conviene abordarlos tras consolidar la base documental de la Fase 1.
Metas conservadoras para las áreas priorizadas al cierre de los 4 meses. Los porcentajes son objetivos de gestión; las cifras absolutas se calibran con el diagnóstico.
| Proceso | Línea base (hoy) | Meta Fase 1 | Efecto |
|---|---|---|---|
| PQRS respondidas a tiempo | 84,3% | ≥ 98% | Sin silencio administrativo |
| Requerimientos vencidos o sin finalizar | 1.175 | ≈ 0 | Cero riesgo disciplinario |
| Espera del ciudadano | pegada al límite legal | el mismo día o al siguiente | Ciudadano satisfecho |
| Horas-hombre en tareas manuales | ≈80% jornada | −80% | Equipo a lo estratégico |
| Recaudo tributario | [meta actual] | +30% gestión | Más ingresos propios |
| Cartera recuperable activada | dispersa | 100% clasificada | Menos prescripción |
| Activos fijos conciliados (grupos 15/16) | descuadre | 100% inventariado | Sin hallazgos de auditoría |
| Trazabilidad gerencial | parcial | Tiempo real | Decisión con datos |
Levantamiento de cifras reales en las áreas priorizadas, mapeo de procesos y priorización de victorias tempranas.
Radicación/enrutamiento automáticos, tableros de cartera y recaudo, y digitalización documental con OCR como base común.
Actos de cobro masivos, levantamiento de activos con IA y QR, alertas de términos y certificaciones de talento humano.
Capacitación a funcionarios, dashboards en vivo para el Despacho y entrega de resultados medibles.
Valor fijo y cerrado: $487.000.000 COP para el alcance completo de la Fase 1. Dos frentes: los servicios de implementación y la infraestructura de IA local, que queda como activo permanente del municipio. No es un gasto que se consume: es capacidad instalada que sigue produciendo valor después de la Fase 1.
| Componente | Alcance | Valor (COP) |
|---|---|---|
| Diagnóstico y arquitectura | Levantamiento, mapeo de procesos y diseño de la solución | $42.000.000 |
| Automatización PQRSD | Recepción, OCR, clasificación, enrutamiento, alertas y borrador de respuesta | $78.000.000 |
| Hacienda: recaudo, cartera y coactivo | Tableros, liquidaciones, depuración de cartera y actos de cobro masivos | $89.000.000 |
| Levantamiento de activos fijos (IA + QR) | Captura, clasificación, etiquetado y saneamiento de grupos 15 y 16 | $65.000.000 |
| Jurídica | Alertas de términos, revisión de minutas y expediente digital | $52.000.000 |
| Gestión documental y certificaciones | OCR de archivo + certificados de talento humano | $38.000.000 |
| Dashboards e integraciones | Visibilidad gerencial en tiempo real para el Despacho | $28.000.000 |
| Formación del talento humano | Capacitación y transferencia de conocimiento a funcionarios | $20.000.000 |
| Subtotal servicios | $412.000.000 | |
Para que los agentes de IA procesen datos sensibles (PQRSD, cartera, contratos) sin salir de la Alcaldía, se instala un servidor de inferencia on-premise que corre modelos abiertos (Llama, Qwen, Mistral). Esto garantiza soberanía de datos, elimina el pago por token y cumple la protección de datos personales (Ley 1581/2012).
| Componente | Especificación | Valor (COP) |
|---|---|---|
| Servidor de inferencia GPU | GPU profesional de 48 GB VRAM, CPU de servidor, 128 GB RAM | $48.000.000 |
| Almacenamiento y respaldo | Discos NVMe redundantes para expedientes y modelos | $12.000.000 |
| UPS, rack y acondicionamiento | Energía respaldada y montaje en sala de sistemas | $9.000.000 |
| Instalación y puesta en marcha | Despliegue de modelos, seguridad y pruebas de carga | $6.000.000 |
| Subtotal infraestructura | $75.000.000 | |
Los $487 M equivalen apenas al 2,1% del recaudo ICA reportado ($22.717 M). Una mejora de ese orden en la gestión tributaria ya cubre la inversión completa.
El servidor y los agentes quedan en propiedad del municipio, capitalizables como activo fijo, y siguen operando tras la Fase 1.
Al ser IA local, no hay pago por token ni por consulta: el cómputo ya está pagado y habilita las Fases 2 y 3 sin costo adicional.
Estima las horas-hombre liberadas al mes según el volumen de trámites y PQRS que procesa Facatativá.
* Estimación: cada trámite consume ≈12 min de gestión manual; ÓPTIMO+ automatiza el 80% de ese tiempo. Cifras orientativas para dimensionar el retorno, no una promesa contractual.
Antes de invertir, ÓPTIMO+ levanta las cifras reales de Facatativá y las convierte en un plan medible de 4 meses. Sin supuestos: con datos de la propia Alcaldía.
Agendar el diagnóstico